Udlæg

Af og til lægger man penge ud for foreningen i forbindelse med et arrangement eller lign. Når man så skal have disse penge tilbage, udfylder man en udlægsseddel. Udlægssedlen kan findes her: Udlægsseddel

Når du udfylder udlægssedler, er det vigtigt, at dine bilag er i orden. Det vil sige, at den kvittering/faktura du modtager, skal indeholde et entydigt bonnummer/fakturanummer.

Sælgers navn, adresse og CVR nr., det betalte beløb, samt hvor stort beløb eller procentsats heraf, der er moms skal fremgå af kvitteringen. Kvitteringen SKAL også vise, HVAD der er købt. En ordrebekræftelse er IKKE det samme som en faktura, selv om den indeholder alle foranstående oplysninger (og fordi den efterfølgende kan annulleres, godkendes den ikke af SKAT. En dankortkvittering er heller ikke godkendt af SKAT). Undgå at købe varer uden for landets grænser. Hvis dette er absolut nødvendigt, SKAL du henvende dig på sekretariatet i den tid, vores bogholder (bogholderi@pf.dk) sidder der, inden du foretager dig noget.

Ovenstående er især vigtigt at oplyse ved afgivelse af bestilling af mad. Hvis maden køres ud, skal der oplyses, at såfremt der ikke afleveres en kassebon med ovenstående oplysninger, vil der ikke blive betalt for maden. Hvis maden bestilles online, skal modtager af maden være Polyteknisk Forening, og den der bestiller, kan evt. noteres som kontaktperson.

Bestil ALDRIG på Just Eat online, for de eftersender ikke faktura/kvittering, der opfylder kravene fra SKAT.
Hvis en kvittering i henhold til ovenstående krav ikke afleveres, vil der ikke blive udbetalt refusion af udlægget.

Særligt til økonomiansvarlige for studieråd:

Udlægssedler udfyldes med navn og bankoplysninger på den, som skal have udbetalt pengene. Ligeledes udfyldes beløb og formål. Der skal altid vedlægges bon/faktura iht. ovennævnte. Det er også vigtigt at udover studierådets navn, man angiver også studierådets 5-cifret kontonummer.

Herefter skal økonomiansvarlig godkende udbetalingen. Hvis det er den økonomiansvarlige, som skal have udbetalt penge, er det forpersonen for studierådet, som skal godkende udbetalingen.

Er du i tvivl? Spørg altid på sekretariatet. Hellere en gang for meget end en gang for lidt.

Sidst opdateret: 16/11/2022