Udlæg

Husk at læse HELE denne information FØR du køber ind. Det er DIT ansvar at reglerne er
overholdt.

Af og til lægger man penge ud for foreningen i forbindelse med et arrangement eller lign.

Når man skal have disse penge tilbage, udfylder man en udlægsseddel. ALLE blå felter skal
udfyldes. Bank regnr. skal altid angives med 4 cifre og kontonr. med højst 10 cifre uden
mellemrum. Disse informationer findes ofte bag på dit dankort. Beløb angives i formatet xxxx,xx eller uden decimaler
Skriv ikke DKK eller kr.

Udlægssedlen kan findes her: Udlægsseddel

Det er KUN denne formular med blå felter, der er godkendt til udlæg. Filen SKAL åbnes i Adobe – IKKE i Chrome eller andre programmer, og når filen er færdig SKAL den gemmes i Adobe, det er den eneste måde den får det korrekte format. Filen må heller ikke sættes til at printe, når den åbnes.

Når du udfylder udlægssedler, er det vigtigt, at dine bilag er i orden. Du kan læse mere om krav til bilag i næste afsnit.

Det er dit eget ansvar at sørge for at forretningsrådsforperson eller økonomiansvarlig for rådet har
udfyldt kontering og godkendt udlægget i den nederste del af udlægssedlen. Det er den
økonomiansvarliges opgave at kontrollere, at bilagene stemmer fuldstændig overens med beløbet
på udlægssedlen.

Både udfyldt udlægsseddel og bilag skal sendes til bilag@pf.dk i ET samlet PDF-dokument.

Du kan ikke længere møde op på sekretariatet for at aflevere udlægsseddel, men du kan godt scanne faktura/kvittering i PF Sekretariat i åbningstiderne, se nederst under PF informationer.

Du kan samle din PDF på http://pdf.pf.dk. Her kan du også ændre billeder til PDF.

I tilfælde af spørgsmål skriv til cfo@pf.dk eller oekonomi@pf.dk

Mere om bilag til udlægssedler

Ved køb på danske hjemmesider skal du være opmærksom på, at (FAKTURA) MODTAGER altid
SKAL være POLYTEKNISK FORENING

Sælgers navn, adresse og CVR nr.,nr., entydigt bonnummer/fakturanummer, det betalte beløb, samt hvor stort beløb eller procentsats heraf, der er moms SKAL fremgå af kvitteringen. Kvitteringen SKAL også vise, HVAD der er købt. En ordrebekræftelse er IKKE det samme som en faktura, selv om den indeholder alle foranstående oplysninger (og fordi den efterfølgende kan annulleres, godkendes den ikke af SKAT. En dankortkvittering er heller ikke godkendt af SKAT. Eneste undtagelse herfor er kvittering for passage over Storebælt). DTU Bibliotek kan desværre ikke bruges til udlæg for print, lamineringslommer el. lign., for der udleveres kun en dankort kvittering. Brug evt PF Sekretariatet i stedet.

Ved køb på hjemmesider skal tjekkes (CVR og fysisk adresse), at det er et dansk registreret firma, du påtænker at købe fra – også selv om siden hedder www.dk. Udenlandske firmaer bruger nemlig også .dk domæner.

Undgå at købe varer uden for landets grænser. Hvis dette er absolut nødvendigt, SKAL du henvende dig på sekretariatet i den tid, vores bogholder (bogholderi@pf.dk) sidder der, inden du foretager dig noget. VISTAPRINT er absolut forbudt.

Ovenstående er især vigtigt at oplyse ved afgivelse af bestilling af mad. Hvis maden køres ud, skal der ved bestilling oplyses, at såfremt der ikke afleveres en kassebon med ovenstående oplysninger, vil der ikke blive betalt for maden. Hvis maden bestilles online, skal modtager af maden være Polyteknisk Forening, og personen, der bestiller kan evt. noteres som kontaktperson.

Bestil ALDRIG på Just Eat online, for de eftersender ikke faktura/kvittering, der opfylder kravene fra SKAT.
La Vida og Saras Pizza har tidligere leveret godkendte kassebons – spørg FØR bestilling. Hvis en faktura fra nethandel eller kvittering i henhold til ovenstående krav ikke afleveres, vil der IKKE blive udbetalt refusion af udlægget.

Særligt til økonomiansvarlige for studieråd

Udlægssedler udfyldes med navn og bankoplysninger på den, som skal have udbetalt pengene. Ligeledes udfyldes beløb og formål. Der skal altid vedlægges bon/faktura iht. ovennævnte. HUSK at oplyse studierådets navn, samt studierådets 5-cifrede kontonummer.

Hvis der har været egenbetalinger, som betyder, at bilag ikke stemmer, bedes du efter din
beskrivelse tilføje ”minus egenbetalt” i feltet ”I forbindelse med”.

Herefter skal økonomiansvarlig godkende udbetalingen. Hvis det er den økonomiansvarlige, som skal have udbetalt penge, er det forpersonen for studierådet, som skal godkende udbetalingen.

Er du i tvivl? Spørg altid på sekretariatet. Hellere en gang for meget end en gang for lidt.

Her kan du se eksempel på en korrekt udfyldt udlægsseddel: Udlaeg_korrekt_udfyldt

Sidst opdateret: 26/09/2024